Arhivarea electronică şi contextul juridic
Baza legală cu privire la modalitatea de arhivare electronică pe teritoriul României
- Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică , republicată în 2014;
- Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată în 2014;
- Instrucţiuni ale Arhivelor Naţionale privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217/1996; Legea 135/2007 stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Totodată Legea 135/2007 prevede ca prelucrarea arhivistică a documentelor în formă electronică să fie efectuată cu respectarea prevederilor Legii 16/1996.
Prin urmare, chiar dacă o companie decide să păstreze documentele în formă electronică într-o arhivă electronică constituită conform Legii 135/2007, trebuie să respecte și prevederile Legii 16/1996 privind obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente legate de evidența documentelor, selecționarea și păstrarea acestora.
Termenele de păstrare în arhivă a documentelor se stabilesc:
- în primul rând în funcție de reglementările juridice specifice existente de ex: termen de păstrare 10 ani pentru:
- documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a comisioanelor de administrare și a penalităților de transfer (Norma nr. 15/2009 privind operaţiunile de încasări şi plăţi efectuate prin conturile fondului de pensii administrat privat),
- facturi și alte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare),
- în al doilea rând în funcție de importanța practică a respectivelor documente pentru activitatea companiei.
Aceasta înseamnă că fiecare companie ar trebui:
- să aibă un Nomenclator arhivistic avizat de Arhivele Naționale, întocmit sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă (conform organigramei companiei), categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare;
- să arhiveze anual documentele intrate, cele întocmite pentru uz intern, precum şi cele ieşite din companie, respectând criteriile de grupare stabilite prin nomenclatorul arhivistic, întocmind inventare pe termene de păstrare și procese verbale de predare-primire conform Legii nr. 16/1996;
- să selecționeze documentele ajunse la termenul de păstrare (deciderea prelungirii sau scoaterii definitive din arhivă a documentelor) printr-un proces-verbal al Comisiei de Selecționare ai căror membri sunt desemnați de conducerea companiei, proces-verbal care trebuie avizat de Arhivele Naționale.
TRANSFOND oferă clienților săi servicii de arhivare electronică conform Legii 135/2007, inclusiv alinierea la cerințele Legii 16/1996 și întocmirea la cerere a inventarelor și proceselor verbale de predare-primire a documentelor în arhiva electronică.
