TRANSFOND, urmare a prevederilor art. 15 din Legea nr. 135/2007, pune la dispoziția potențialilor săi clienți un set de informații referitoare sistemul de arhivare electronică e-Arhiv@, care să ajute în luarea unei decizii.
Sistemul de arhivare electronică al TRANSFOND, înregistrat sub numele de marcă e-Arhiv@, este un sistem modern conceput pentru a răspunde integral cerinţelor de arhivare electronică stabilite de reglementările legale în domeniu din România. e-Arhiv@ permite păstrarea în formă electronică, nemodificabilă a documentelor, pe termen permanent sau determinat, aparţinând TRANSFOND sau terţilor, în conformitate cu nomenclatorul arhivistic al participantului la e-Arhiv@ – titular al dreptului de dispoziţie asupra documentului şi cu prevederile Legii nr. 135/2007 şi Legii nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare. Rolul e-Arhiv@ este de a colecta, stoca, organiza şi cataloga documentele în formă electronică, cu caracter confidenţial sau de uz intern, în scopul conservării, consultării şi redării acestora, în conformitate cu reglementările în vigoare. În e-Arhiv@ nu se arhivează documente care conţin informaţii cu regim de acces public sau informaţii clasificate în sensul Legii nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate.
Păstrarea documentelor în e-Arhiv@ se face pe perioada stabilită de participant în nomenclatorul arhivistic. După expirarea termenului de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit acest termen de către Comisia de Selecţionare a titularului dreptului de dispoziţie şi/sau de Arhivele Naţionale, se distrug conform legii.
Serviciul de arhivare electronică oferit de TRANSFOND se adresează instituţiilor bancare, societăţilor de asigurări, companiilor de leasing, precum şi altor instituţii financiare din România. Se asemenea, sistemul permite și arhivare electronică a facturilor pentru participanții la sistemul de facturare electronică e-Factur@ al TRANSFOND.
În vederea arhivării documentelor în formă electronică, în scopul conservării, consultării şi redării acestora, orice document care va fi arhivat în e-Arhiv@ trebuie să fie încadrat într-o categorie şi tip de document şi va avea asociate anumite criterii de căutare.
Categoriile, tipurile de documente şi criteriile de căutare sunt stabilite de comun acord de participantul e-Arhiv@ şi TRANSFOND, înainte de începerea prestării serviciului, conform Nomeclatorului arhivistic al participantului, avizat de Arhivele Naţionale.
Pentru a preveni accesul neautorizat al utilizatorilor sistemului de operare, controlul accesului se realizează prin restricţii impuse la nivelul sistemului de operare şi bazelor de date, prin configurarea regulilor de acces la resursele respective, prin auditarea acţiunilor şi prin respectarea unor proceduri prestabilite de administrare şi accesare a sistemelor.
Verificarea integrităţii documentelor arhivate este asigurată prin faptul că acestea sunt semnate de titularul dreptului de dispoziţie şi contrasemnate de administratorul arhivei. Verificarea integrităţii se face de către agenţi automaţi ai sistemului de arhivare pe baza semnăturii aplicate tuturor documentelor introduse în e-Arhiv@. Dacă un document nu îndeplineşte criteriile de integritate acesta este automat marcat şi nu va putea fi arhivat. În astfel de situaţii, documentul corect va trebui reintrodus în sistem şi, dacă trece cu succes de validări, va putea fi arhivat.
Toate operaţiile care se efectueză asupra arhivei electronice sunt jurnalizate, înregistrările de audit conţinând data şi ora evenimentului, tipul evenimentului, rezultatul (succesul sau eşecul) evenimentului. e-Arhiv@ utilizează sisteme informatice moderne, scalabile, care păstrează în siguranţă documentele arhivate, fiind asigurată autenticitatea, integritatea şi disponibilitatea acestora pe toată durata de păstrare în arhivă. Sistemul are o arhitectură modulară de înaltă fiabilitate, optimizată pentru asigurarea unor performanţe adecvate unui sistem de arhivare electronică.
Documentele sunt pastrate pe diferite suporturi fizice (discuri de mare capacitate, librării de benzi de mare capacitate), în funcţie de necesităţile de performanţă ale clientului (viteză de regăsire a documentelor, număr de accesări simultane etc).
Accesul la sistemul de arhivare electronică al TRANSFOND (e-Arhiv@) se realizează prin intermediul unor linii de comunicaţii securizate tip VPN între participantul la e-Arhiv@ şi TRANSFOND. Autentificarea la sistem se bazează atât pe parole de utilizator, cât şi pe dispozitivele securizate de generare şi stocare a semnăturilor electronice (token USB). Accesul la documentele arhivate este restricţionat, un utilizator putând să regăsească un document arhivat doar dacă face parte din grupul de acces stabilit de participant pentru accesarea documentului şi are nivelul de securitate adecvat pentru a putea vizualiza documentul. Pentru a accesa serviciile de arhivare electronică oferite de TRANSFOND sunt necesare cunoştinţe minime de utilizare a unui browser web, de utilizare a unei aplicaţii de semnare electronică a unui document, de utilizare a unui dispozitiv securizat de generare şi stocare semnătură electronică (token).
Pentru o corectă desfăşurare a activităţii de arhivare electronică, participantul e-Arhiv@ trebuie să pună la dispoziţia TRANSFOND:
Serviciile de arhivare electronică sunt disponibile participanţilor e-Arhiv@ în intervalul de operare precizat în documentaţia sistemului comunicată participanţilor la semnarea contractului.
Sistemul are incluse facilităţi care asigură preluarea de către un centru de recuperare în caz de dezastru a operaţiunilor de introducere în arhivă şi/sau consultare a documentelor arhivate electronic în cazul unui dezastru la sediul principal al TRANSFOND.
De asemenea, TRANSFOND oferă participanţilor soluţii opționale (standard sau particularizare) pentru automatizarea proceselor de transmitere a documentelor participantului în zona tampon e-Arhiv@, precum şi următoarele servicii opţionale:
